電話対応が苦手?克服するためのアドバイス20選!

アドバイス8

女性
(女性 31歳)

電話対応が苦手な場合は、シンプルに誰かになりきるのがいいと思います。

機会のオペレーターや、カスタマーサービスセンターで働いているような方達の話し方です。

電話を取る時は、誰からの電話でも、お客さんから電話がかかってきているのをイメージして電話の対応をされるといいのではないのかなと思います。

私は誰とでもフランクに話してしまう性格なので、電話の応対をする場合は敬語等は友達と話している感覚で話してしまいます。

 

アドバイス9

男性
(男性 31歳)

電話対応が苦手な人には、「電話対応が簡単なこと」という思い込みと「そんなこともできない自分」という引け目があったりします。

そのため、まずは「電話対応は難しい」ことと、電話対応が上手な人は「過去から電話経験が多い実力者」であることを認識する必要があります。

その上で、苦手な電話対応を克服していくるには、電話対応をマニュアル化(一連の作業)し、できれば「電話対応シート」のようなものを作成してしまうことです。

友人との雑談以外の場合は、必ず電話してくる相手に用件があり、またメールではできない理由(相手が急いでいる、メールが使えないまたはメールを知らない等)があります。

しかしメールのように内容を再確認することはできないため、必ずメモをとりながら行います。

①必ず相手の所属や名前を聞く。メモする。

②相手の話を聞き、要所要所でメモする。

③会話終了後、話の要点をまとめて繰り返し、用件がそれでよかったかを確認する。

④最後に、相手の連絡先を聞き、所属と名前を繰り返す。

これを電話しながら書き込めるA5くらいの小さな「電話対応シート」を作成しておいて、電話があるたびに作成していきます。

もしすぐ対応する際のセリフが出てこないならば、電話対応シートにセリフを最初から書き込んでおくのもよいでしょう。

これを繰り返していくことで、電話対応の実力がついていき、次第にシートがなくてもメモ書き程度で対応できるようになります。

なお、電話対応の実力者でも、用件を間違えないように必ずメモをとりますから、「メモもなしに電話をする」のが正義という考えも失くすのがよいでしょう。

 

アドバイス10

男性
(男性 32歳)

私自身、電話対応が苦手でいつも電話で人と話す時は緊張してしまいます。

そこで自分なりに考え、どうすればその緊張感をほぐすことが出来るのかと考えました。

まず電話で話す際に、あらかじめ話す内容をメモに書いておき、緊張しても大丈夫なように順序立てをしておくことです。

そうすれば、ある程度話の筋を伝えることが楽になります。

私自身も、このような方法だけでも緊張感をほぐすことが出来るようになりました。

また、電話で人と話す際には常にメモを取れるようにしておくことも大切だと思います。

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アドバイス11

女性
(女性 34歳)

受付事務の仕事をしているので、毎日50件以上の電話応対をしています。

私が気をつけているのは、会社の窓口だという意識を常に持って応対をすることです。

私の対応が会社の評判や信頼につながるので、気を緩めずに常に緊張感を持って応対するようにしています。

敬語がきちんと使えないと恥ずかしいので、秘書検定2級も取得しました。

電話対応が苦手な方は、相手の方を頭にイメージすると話しやすくなります。

お会いしたことがない方でも、声の雰囲気で性別や年齢がだいたい分かるので、頭の中で身近な人に置き換えて応対すると話しやすいです。

また、どうしても緊張して頭が真っ白になってしまう方は、カンペを作っておくと安心です。

色々な場面を想定して台詞のように応対方法を書いておけば、慌てずに落ち着いて対応が出来ます。

 

アドバイス12

女性
(女性 34歳)

相手に電話で話す時に気を付けている事は、相手の心を邪魔しないように話をするように気を付けています。

相手の話を遮らないように相手が何を話したいのか理解をしながらすると、電話で上手く話せるんだなと思いました。

何においてもそうですが、恥じらいを無くす事は難しいですが、無くした方が何事もいいかなと思いました。

人の考えている事を分かりたいという気持ちがあればいいのかなと思いました。

私は人と話してものすごくそう思います。

 

アドバイス13

女性
(女性 35歳)

電話で気をつけている点としては、声の抑揚をつけると言う事です。

また、明るくはっきりとした言葉で話しかけることを心がけています。

基本的に、電話は相手の表情を見る事が出来ないために声だけで判断をしなければいけません。

そのため、声の強弱をつけることによって相手に勘定が伝わりやすくなるので、相手に不快な思いをさせないように心がけています。

相手によって声のトーンをかえるというのも1つの方法です。

高齢の方は高い音が聞き取りにくいので、あまり甲高い声で話をしないようにいつもよりも声のトーンを下げて離すようにしています。

 

アドバイス14

男性
(男性 36歳)

電話のそばに例文を用意しておくと良いです。

大事なことを聞きそびれてしまうことを防ぐことができます。

よく電話が掛かってくる相手をイメージして具体的に例文をつくりましょう。

緊張すると、いつもは覚えている事でも度忘れしてしまうことがあります。

自分の会社の名前などの当たり前なこともすべて記載しておきましょう。

相手の声がよく聞き取れないことがあります。

よく聞こえなかった場合は、かならず聞き返すようにしましょう。

早く電話を終わらせたいからといって、中途半端に相手の用件を聞いてしまうと、後で思わぬトラブルにつながることがあります。

相手の方が急いでいる場合も、ゆっくりとあせらずに聞き返して下さい。

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